PERSONAL REGISTER MONTHLY BUSINESS STATEMENT (MBS) MANAGER

PERSONAL REGISTER MONTHLY BUSINESS STATEMENT (MBS) MANAGER

 

വിവിധ വകുപ്പുകളിൽ ക്ലാർക്ക് തസ്തികയിൽ ജോലി ചെയ്യുന്നവർ MOP പ്രകാരം PERSONAL RGISTER (PR-തൻപതിവേട്) കൈകാര്യം ചെയ്യുന്നവരാണല്ലോ. തൻപതിവേടിന് അനുബന്ധമായി കുടിശ്ശികപട്ടികയും (Form of Arrear List) സെക്ഷന്റെ പ്രതിമാസ പ്രവർത്തന വിവരവും (MBS-Monthly Business Statement) തയ്യാറാക്കേണ്ടതുണ്ട്. തൻപതിവേടിലെ എല്ലാ കോളങ്ങളും യഥാസമയം കൃത്യമായി എഴുതുന്നതിനോടൊപ്പം മേൽപ്പറഞ്ഞ റിപ്പോർട്ടുകളിൽ  ഫയലുകളുടെ എണ്ണം, തീർപ്പാക്കിയ ഫയലുകളുടെ എണ്ണം, 3 മാസത്തിൽ താഴെയുള്ള ഫയലുകളുടെ എണ്ണം, 3 മാസത്തിനും 6 മാസത്തിനും, 1 വർഷത്തിനും 2 വർഷത്തിനും ഇടയ്ക്കുള്ളവ,  തീർപ്പാക്കലിന്റെ ശതമാനം, എന്നിങ്ങനെയുള്ള നിരവധി കണക്കുകൾ കണ്ടു പിടിക്കുന്നത് ശ്രമകരമാണ്. പേപ്പറിൽ എഴുതി കൂട്ടിയും മറ്റും കൃത്യമായ കണക്ക് കണ്ടു പിടിക്കുന്നതിന് കൂടുതൽ സമയവും ആവശ്യമാണ്. ആയതിനു പരിഹാരമായി തയ്യാറാക്കിയ ലളിതമായ ഒരു മൈക്രോസോഫ്റ്റ് എക്സൽ പ്രോഗ്രാം ആണ് PERSONAL REGISTER FILE MANAGER 2024. (PRFM 2024). 2020 ൽ തയ്യാറാക്കിയ ഈ പ്രോഗ്രാം നിരവധി ആളുകൾ ഇപ്പോഴും ഉപയോഗിക്കുന്നുണ്ട്.

ഇതുപയോഗിച്ച് വളരെ വേഗത്തിൽ  അരിയർ ലിസ്റ്റിലെയും ബിസിനസ്‌ സ്റ്റേറ്റ്മെന്റിലെയും വിവരങ്ങൾ തയ്യാറാക്കുന്നതിനും ഒരു നിശ്ചിത തീയ്യതിയിൽ നമ്മുടെ സെക്ഷനിൽ എത്ര ഫയലുകളുണ്ട് എന്ന് അറിയുന്നതിനും സാധിക്കും. 

ചെയ്യേണ്ട വിധം

1.താഴെയുള്ള ലിങ്കിൽ ക്ലിക്ക് ചെയ്ത് എക്സൽ ഫയൽ നിങ്ങളുടെ ഓഫീസിലെയോ മറ്റോ കമ്പ്യൂട്ടറിൽ ഡൗൺലോഡ് ചെയ്യുക. മൊബൈലിൽ ഓപ്പൺ ചെയ്യരുത്.

Excel Software-  Click Here

2.കംപ്യൂട്ടറിലെ ഡേറ്റ് ഫോർമാറ്റ്‌ DD/MM/YYYY  എന്ന രീതിയിലോ DD-MM-YYYY എന്ന രീതിയിലോ സെറ്റ് ചെയ്യേണ്ടതാണ്.

3.എക്സൽ ഫയൽ ഓപ്പൺ ചെയ്യുക. ഇടതു വശത്തു മുകളിലായുള്ള കോളങ്ങളിൽ നിങ്ങളുടെ ഓഫീസിന്റെ പേര്, സെക്ഷന്റെ പേര്, നിങ്ങളുടെ പേര് എന്നിവ ടൈപ്പ് ചെയ്യുക.

4.എല്ലാവരും ഏപ്രിൽ മാസത്തിൽ 2024 ലെ തൻപതിവേടിൽ ഫയലുകൾ ക്യാരി ഓവർ ചെയ്തിട്ടുണ്ടാകുമല്ലോ.2024 ഏപ്രിൽ മാസം മുതലുള്ള റിപ്പോർട്ട്‌ ലഭിക്കുന്നതിന് ഇനി പറയുന്ന പ്രകാരം ഡാറ്റാ എൻട്രി ചെയ്യുക.

NB: ഡാറ്റാ എൻട്രി ചെയ്യുമ്പോൾ എല്ലാ തീയതികളും പൂർണമായി (17/10/2023, 01/04/2024) കൊടുക്കുക. 17/10/23, 1/4/24 എന്നിങ്ങനെ കൊടുക്കാതിരിക്കുക.  ഡോട്ട് (.) ഉപയോഗിച്ച് തീയതി ടൈപ്പ് ചെയ്താൽ എറർ ആകും.

5.ക്യാരി ഓവർ ചെയ്ത ഫയലുകൾ ആദ്യവും തുടർന്ന് 2024 വർഷം ആരംഭിച്ചതും എന്നാൽ 2024 ഏപ്രിൽ 1 ന്  തീർപ്പാക്കാൻ  ബാക്കിയുള്ളതുമായ ഫയലുകൾ എന്ന ക്രമത്തിൽ  (മാർച്ച് 31 നു മുമ്പ്‌ തീർപ്പാക്കിയ ഫയലുകൾ ഒഴിച്ചുള്ളവ) ഒന്നാമത്തെ കോളത്തിൽ ക്രമ നമ്പർ, രണ്ടാമത്തെ കോളത്തിൽ ഫയൽ നമ്പർ,  മൂന്നാമത്തെ കോളത്തിൽ ഫയൽ ആരംഭിച്ച തീയതി എന്നിങ്ങനെ താഴെ താഴെ തൻപതിവേടിലെ അതേ ക്രമത്തിൽ ടൈപ്പ് ചെയ്യുക. 

6.അതിനു ശേഷം ക്യാരി ഓവർ ചെയ്ത ഫയലുകളിലും 2024 ഇലെ ഫയലുകളിലും ഏതെങ്കിലും ഫയലുകൾ ഏപ്രിൽ മാസത്തിൽ തീർപ്പാക്കുകയോ കാൾ ബുക്കിൽ ചേർക്കുകയോ ചെയ്തിട്ടുണ്ടെങ്കിൽ  നാലാമത്തെ കോളത്തിൽ ടി ഫയൽ നമ്പറിന് നേരെ ക്ലോസ് ചെയ്ത തീയ്യതി,  അല്ലെങ്കിൽ അഞ്ചാമത്തെ കോളത്തിൽ കാൾ ബുക്കിൽ ചേർത്ത തീയതിയും ടൈപ്പ് ചെയ്യുക.എന്നിട്ട് സേവ് ചെയ്യുക. 

NB: ഫയൽ നമ്പറിന്റെ അവസാന അക്കങ്ങൾ മാത്രം കൊടുത്താൽ മതിയാകും. (50/2020,3500/2024) സെക്ഷൻ നമ്പർ ആവശ്യമില്ല. 

7.2024 ഏപ്രിൽ മാസത്തെ റിപ്പോർട്ട്‌ ലഭിക്കുന്നതിനായി ഇടതു വശത്തു മുകളിലായുള്ള Reporting Date എന്ന കോളത്തിൽ (ചുവപ്പ് നിറത്തിലുള്ള കോളം) 01/05/2024 എന്ന് ടൈപ്പ് ചെയ്യുക.

8.ഇപ്പോൾ വലതു വശത്ത് റിപ്പോർട്ട് കാണാവുന്നതാണ്. റിപ്പോർട്ട്‌ നോക്കി അരിയർ ലിസ്റ്റ്, ബിസിനസ്‌ സ്റ്റേറ്റ്മെന്റ് എന്നിവയിലെ കോളങ്ങൾ പൂരിപ്പിക്കുക. റിപ്പോർട്ട് പ്രിന്റെടുക്കാനും സാധിക്കും.

ശ്രദ്ധിക്കുക

1. എക്സൽ ഫയൽ മൊബൈലിൽ വർക്ക് ചെയ്യില്ല. 

2. എക്സൽ ഫയലിൽ തന്നെ ഡാറ്റാ എൻട്രി ചെയ്യുക.ഡാറ്റാ കട്ട്‌, കോപ്പി, പേസ്റ്റ് ചെയ്യരുത്.

3.2024 ഏപ്രിൽ മാസത്തെ വിവരങ്ങൾ ലഭിക്കുന്നതിന് റിപ്പോർട്ടിങ് ഡേറ്റ് 01/05/2024 എന്നാണ് കൊടുക്കേണ്ടത്. 2024 മെയ്‌ മാസത്തെ ലഭിക്കാൻ 01/06/2024 എന്നും കൊടുക്കണം. അതായത് ഏത് മാസത്തെ റിപ്പോർട്ട്‌ ആണോ വേണ്ടത് അതിന്റെ തൊട്ടടുത്ത മാസത്തെ ഒന്നാം തീയതിയാണ് റിപ്പോർട്ടിങ് ഡേറ്റ്.

4.ഏപ്രിൽ മാസത്തെ റിപ്പോർട്ട്‌ തയ്യാറാക്കി കഴിഞ്ഞാൽ മെയ്‌ മാസത്തെ തയ്യാറാക്കുന്നതിനു ഏപ്രിൽ മാസത്തെ ഫയൽ വിവരങ്ങൾക്ക് തുടർച്ചയായി മെയ്‌ മാസം ആരംഭിച്ച ഫയലുകളുടെ വിവരങ്ങൾ നൽകുക. മെയ്‌ മാസത്തിൽ ആരംഭിച്ചത് അടക്കം നിലവിലുള്ള ഏതെങ്കിലും ഫയലുകൾ മെയ്‌ മാസത്തിൽ ക്ലോസ് ചെയ്യുകയോ കാൾ ബുക്കിൽ ചേർക്കുകയോ ചെയ്തിട്ടുണ്ടെങ്കിൽ അതാതിന് നേർക്ക് പ്രസ്തുത തീയതി ചേർക്കുക.

5.ഒരിക്കൽ എന്റർ ചെയ്ത ഫയലുകൾ ക്ലോസ് ചെയ്താലും ഡിലീറ്റ് ചെയ്യേണ്ടതില്ല. ഓരോ മാസവും തലേ മാസത്തെ അവസാന എൻട്രിക്ക് ശേഷം തൻ  മാസം ആരംഭിച്ച ഫയലുകളുടെ നമ്പർ,  ആരംഭിച്ച തീയതി  എന്നിവ കൊടുത്താൽ മതി. പഴയ ഏതെങ്കിലും ഫയൽ ക്ലോസ് ചെയ്യുകയോ കാൾ ബുക്കിൽ ചേർക്കുകയോ ചെയ്തിട്ടുണ്ടെങ്കിൽ അതാത് ഫയലിനു നേരെ പ്രസ്തുത തീയതിയും ചേർക്കുക.എല്ലാ മാസവും ഇപ്രകാരം ചെയ്യുക.

6.തപാലുകൾ സംബന്ധിച്ച വിവരങ്ങൾ ഇതിൽ ഉൾപ്പെടുത്തിയിട്ടില്ല. ആയതു നിലവിലെ പോലെ മാനുവലായി കണ്ടുപിടിക്കേണ്ടതാണ്.

7.അരിയർ ലിസ്റ്റിലെ 7 മുതൽ 17 വരെയും ബിസിനസ്‌ സ്റ്റേറ്റ്മെന്റിലെ 6 മുതൽ 24 വരെയുമുള്ള കോളങ്ങൾ പൂരിപ്പിക്കുന്നതിനാവശ്യമായ വിവരങ്ങൾ  ഈ പ്രോഗ്രാം വഴി ലഭിക്കുന്നതാണ്.ഇതേ ക്രമത്തിൽ ആണ് റിപ്പോർട്ടും തയ്യാറാക്കിയിട്ടുള്ളത്.

8.കാൾ ബുക്കിൽ ചേർത്ത ഫയലുകൾ കൂടി ഉൾപ്പെടുത്തിയാണ് ശതമാന കണക്കുകൾ കണ്ടുപിടിച്ചിട്ടുള്ളത്.

9.റിപ്പോർട്ടിങ് ഡേറ്റിനു തൊട്ടടുത്തുള്ള Total Files എന്ന കോളത്തിൽ സെക്ഷനിൽ അവശേഷിക്കുന്ന ആകെ ഫയലുകളുടെ എണ്ണം കൊടുത്തിട്ടുണ്ട്. ഓരോ ഫയൽ എന്റർ ചെയ്യുമ്പോഴും റിപ്പോർട്ടിലെ ഫിഗർ (value) മാറുന്നത് ശ്രദ്ധിച്ചാൽ മനസിലാകും.

10.ക്ലോസ് ചെയ്ത ഫയലുകൾ ചുവന്ന നിറത്തിലും കാൾ ബുക്കിൽ ചേർത്ത ഫയലുകൾ നീല നിറത്തിലും ലൈവ് ആയ ഫയലുകൾ കറുത്ത നിറത്തിലുമാണ് കാണിക്കുക.

11.അമ്പത് വർഷം വരെ പഴക്കമുള്ള 1000 ഫയലുകൾ ഇതിൽ ചെയ്യാൻ സാധിക്കും.

Screen Shot- Click Here

Monthly Business Statement (MBS)- Click Here

Form of Arrear List- Click Here

ചുരുക്കി പറഞ്ഞാൽ ഫയൽ നമ്പർ, ആരംഭിച്ച തീയതി, ക്ലോസ് ചെയ്ത തീയതി, കാൾ ബുക്കിൽ ചേർത്ത തീയതി എന്നിവ മാത്രം ടൈപ്പ് ചെയ്യുക.റിപ്പോർട്ട്‌ നോക്കി MBS പ്രൊഫോർമ പൂരിപ്പിക്കുക.

 ************

ജിമ്മി അഗസ്റ്റിൻ, സീനിയർ ക്ലാർക്ക്, കൃഷി അസിസ്റ്റന്റ് ഡയറക്ടർ ഓഫീസ്, ഇരിക്കൂർ. കണ്ണൂർ ജില്ല, പിൻ-  670593, Mob: 9495494443